Uma festa, seja ela de que tipo for, começa bem antes do horário marcado para receber os convidados.
Para quem tem que providenciar tudo, essa etapa anterior pode ser um grande prazer ou uma enorme dor de cabeça.
Eu me encaixava nesse segundo grupo. A dor de cabeça chegava só de pensar que tinha que fazer uma festinha para a família e não tinha a menor experiência com o assunto.
Mas, graças a Deus, tenho amigas maravilhosas que amam fazer festas e dar dicas sobre o assunto. Uma delas, inclusive, me apresentou uma menina super competente que, além de garçonete dinâmica e criativa, ainda sabe organizar detalhes de festas menores. Nem preciso dizer que também nos tornamos amigas e sempre a contrato para me ajudar também com isso. Enfim, não posso esquecer de mencionar que encontrei blogs com muitas dicas e acabei criando um esquema próprio que me ajuda até hoje.
Depois de tantas comemorações, a gente vai percebendo que festa grande ou pequena, de menino ou menina, de aniversário, batizado ou mesmo natal têm muita coisa em comum. Em qualquer desses casos o planejamento é essencial para que tudo corra bem e ninguém precise ficar contando com a sorte.
Para facilitar a vida, trouxe uma lista com os itens básicos que uso para programar festinhas e reuniões com amigos. É possível encontrar outras listas em alguns sites, comerciais ou não. Registre i apenas o que achei mais interessante:
1º - Divirta-se - É básico, mas às vezes a gente esquece. Festa é para compartilhar alegria. Já vi muita festa bem simples transmitir muito mais essa coisa boa e contagiante que festas enormes e chiquérrimas;
2ª - Analise o seu orçamento - O segundo passo é analisar o quanto você tem disponível. Por mais simples que seja o evento, será preciso gastar alguma coisa. Um orçamento bem planejado, além de ajudar a economizar - e economia é sempre bem-vinda -, evitará problemas posteriores.
A gente só percebe o quanto realmente pesa ao colocar cada item na ponta do lápis. Então, faça as contas de quanto pode gastar esse mês e quanto pode suportar de parcelas, caso a festa seja maior. Em seguida, anote tudo o que você deseja fazer, comprar ou contratar e faça uma pesquisa de quanto custa cada uma dessas coisas.
Os itens abaixo irão lhe ajudar um pouco mais.
E lembre-se que, quanto maior o evento mais cedo você deve começar a se preparar.
3º - Lista de Convidados - Agora que você já sabe da sua real condição fica mais fácil decidir quantas pessoas é possível convidar.
Esse item deve ser avaliado com muita antecedência, pois o tempo passa rápido e é ela quem vai definir a proporção da festa. Faça a lista, se for muita gente siga para o item seguinte, se for pouca, dá pra relaxar um pouco, e terá um pouco mais de tempo.
Com a lista em mãos será possível definir com maior precisão o local da festa, o tamanho do bolo, a quantidade de lembrancinhas, de doces, salgados e refrigerantes, se vai precisar ou não de animação etc.
4º - Local - Quando se tem uma noção real de quanto se pode gastar e da lista mínima de convidados, já fica mais fácil definir se a festa será realizada em casa, no apartamento, no salão de festa do prédio, em algum restaurante, ou em um buffet.
Você pode pensar que, com menos de 20 convidados, dificilmente compensaria partir para uma festa fora de casa, mas isso vai depender de suas pretensões.
Se a festa for com a família e amigos mais próximos, onde você pode contar alguma ajuda, é possível realizar algo mais íntimo e prático, sem precisar contratar alguém para ajudar. Esse tipo de festa pode ser planejada com cuidado ou mesmo improvisada sem grandes problemas. Já fiz das duas formas e deu certo. Mas, se você não dispor de voluntários para "dar uma mãozinha", se a festa for maior, se necessitar contratar serviços para detalhes ou se quase não dispõe de tempo... Corra para o papel e faça as contas com antecedência. Algumas vezes sai mais barato fechar contrato onde já está incluído esse tipo de serviço. Leve em consideração que tempo é essencial, seja para realizar pesquisa de preços, parcelar pagamentos, como reservar locais e serviços.
Alguns sites definem um prazo de 3 a 4 meses antes da festa para decidir esse item, mas é bom lembrar que alguns locais são muito procurados e ficam indisponíveis meses antes. Assim, para quem deseja contratar um local ou uma data específica é bom fazer isso com mais antecedência.
Pense, pesquise, enfim, planeje.
5º - Tema - O tema deve estar em sintonia com a comemoração, ou seja, com o motivo da festa, e, principalmente com a idade e os gostos do aniversariante.
Também é bom considerar a disponibilidade de material para esse tema. Algumas vezes as crianças desejam um personagem novo e complicam a nossa vida. E como a gente quer agradar, o ideal é ter um pouco mais de tempo para isso.
Como sempre, tempo é algo relativo. Se desejar uma festa com muitos detalhes combinando (convite, bolo, guloseimas, decoração) é bom definir o tema o mais rápido possível. As gráficas digitais também facilitam muito a nossa vida. Dá para providenciar convites e itens de decoração por preços mais acessíveis, a depender do que se deseja.
6º - Convite - O convite deve seguir o tema da festa e ser entregue por volta de quatro a duas semanas antes. Para os mais íntimos é possível economizar enviando por email, mensagem, whatsap etc. E nas festas menores e mais íntimas ele é dispensável.
Leve em consideração que o convite indica ao convidado o estilo da festa.
O mercado tem inovado muito na área de festa e hoje em dia a gente encontra convites lindos e criativos de todos os tipos. Quem pretende encomendar é bom estar disposto a gastar um "pouco" mais do que o normal, mas com pesquisa é possível encontrar algo bem mais acessível. Tem gente especializada nesse tipo de item, mas também tem gráficas mais acessíveis com bons designers.
Sempre gostei muito de trabalhos manuais e também dessa onda DIY, assim, quando fiz festinhas maiores eu mesma fazia os convites.
7º - Data - Para quem pensa que a data não influi, repense. Tudo influencia.
Se você faz questão de ter a festa do aniversário exatamente no dia, independente de que dia seja, leve em consideração que boa parte dos convidados não poderá comparecer durante a semana, inclusive parentes mais próximos podem não conseguir chegar ao local porque estarão trabalhando. Se desejar todos presentes é melhor procurar uma data e horário mais conveniente.
8º - O que e como servir - Agora é hora de definir o menu (comes e bebes) e calcular as quantidades necessárias. Esse item pode ser definido no buffet ou restaurante, se for o caso.
Mas, se vai contratar alguém para fazer cada coisa o ideal é aprender a calcular para poder saber o que deseja. Alguns sites trazem calculadora de alimentos, embora esse cálculo não seja muito preciso. Fazendo esse planejamento você tem condições de avaliar o que é melhor servir, agradando os convidados sem agredir o seu bolso; ou procurar coisas gostosas, mais práticas de preparar, de armazenar ou servir, ou alguma que causem menos sujeira, vai depender do tipo de festa e do orçamento;
9º - Contratar serviços:
9.a - Fotografia, decoração, lembrancinhas, brincadeiras, músicas e outras animações - Esse item irá depender da proporção da festa. Não faz muito sentido contratar fotógrafo, música e animação para uma festa íntima com pouca gente. - Ok! Questão de gosto não se discute.
Nessa hora você vai decidir o que precisa ou deseja, se vai fazer, encomendar ou se alguém irá fazer para você. Como sempre, para festas maiores o ideal é contratar e com uma certa antecedência. Se é você quem vai fazer as lembrancinhas, também vale a pena se antecipar. Não adianta querer fazer tudo, pois vai acabar se atrapalhando em alguma coisa e se chateando sem necessidade. Falo por experiência própria.
9.b - Contratar bolo, doces, pratos, entradas - Ah! Chegou a hora dos detalhes e essa é a parte preferida de muita gente. Mas, essas coisas dão um trabalhinho danado. Nesse momento é preciso saber exatamente o que deseja. Você pode selecionar o que fazer em casa e o que deve ser contratado. E vale a dica do item anterior. Não vale a pena acumular tarefas e acabar se desgastando demais com algo que deve ser divertido.
10º - Enfim, anote na sua agenda as datas de enviar os convites; Lembre-se de detalhes como roupa para o/a aniversariante, velinhas etc; Enfim, registre cada momento, se possível até a parte dos preparativos que pode se tornar a melhor, se você permitir.
Dica: Lembre-se do objetivo da festa. Não vá arruinar as suas finanças, quebrar a cabeça e tornar tudo muito pesado para você e sua família. Pense no que seu filho ou filha, sobrinho ou sobrinha, afilhado ou afilhada ou outra pessoa querida gosta. Converse antes, e com a mente bem aberta, com ele ou ela. Converse da mesma forma com quem vai dividir as despesas e o trabalho. Faça algo que acrescente algo bom a todos. Caso contrário, o objetivo da festa se perde. Se estiver pesando, vá passear com todos.
Espero que tantas palavras tenham alguma serventia.
Um grande abraço!
